Informationen zum Datenschutz
für Nutzerinnen und Nutzer des Alumni-Portals der Universität Potsdam
(Datenschutzerklärung)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (BbgDSG).
Das Alumni-Portal der Universität Potsdam wurde von der IntraWorlds GmbH, Erika-Mann-Str. 7, 80636 München, entwickelt und wird von der IntraWorlds GmbH in unserem Auftrag betrieben. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Daten wir erheben und wie wir sie verarbeiten.
Inhaltsverzeichnis
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
2. Gegenstand des Datenschutzes
3. Zweck, Umfang und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
3.1. Zweck der Datenverarbeitung
3.2. Umfang der Datenverarbeitung
3.3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
3.3.1. Die Nutzung des Alumni-Portals als Kommunikationsplattform
3.3.2. Die Nutzung von weiteren Services auf der Grundlage einer Einwilligung
3.3.3. Die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung berechtigter Interessen
7. Weiterführende Informationen zur Datenverarbeitung
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Universität Potsdam, vertreten durch den Präsidenten, Herrn Prof. Oliver Günther, Ph.D., Am Neuen Palais 10, 14469 Potsdam, Telefon: +49 331 977-0, Telefax: +49 331-97 21 63, www.uni-potsdam.de
2. Gegenstand des Datenschutzes
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO, d.h. alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.
Dazu gehören Kontaktdaten wie zum Beispiel Namen, Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Ebenso fallen hierunter Inhaltsdaten wie sie im Beschäftigten- und Bewerbungskontext typischerweise vorkommen, also etwa Lebensläufe, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse und sonstige Qualifikationsnachweise. Inhaltsdaten sind aber auch die binnen einer Plattform erstellte Nutzerkommentare oder Postings. Und selbstverständlich gehören zu den personenbezogenen Daten auch Nutzungsdaten wie IP-Adressen, LogIn-Daten oder die protokollierten Aufrufe von bestimmten Seiten oder Inhalten.
3. Zweck, Umfang und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Im Folgenden klären wir Sie über Zweck, Umfang und die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung des Alumni-Portals auf.
3.1. Zweck der Datenverarbeitung
Primärer Zweck des Alumni-Portals ist es, eine Kommunikationsplattform als zentrale Anlaufstelle zur Verfügung zu stellen, über die Alumni mit ehemaligen Kommilitonen, Professoren und Dozenten in Kontakt bleiben, sich suchen, finden und miteinander kommunizieren und sich über Neuigkeiten und Angebote an Ihrer Alma Mater informieren können. Die Plattform dient aufgrund der Vernetzungsmöglichkeiten daneben dem Austausch über die persönliche und berufliche Weiterbildung und –entwicklung. Sie kann nicht nur von Alumni, sondern auch von Mitgliedern der Universität Potsdam zur Kommunikation, zum Austausch mit anderen Mitgliedern und den im Portal registrierten Alumni sowie als Informationsquelle zu Angeboten der Universität verwendet werden.
Für Informationen über Aktuelles an der Universität Potsdam, Angebote, Veranstaltungen und Höhepunkte nutzen wir zusätzlich den Newsletter.
Darüber hinaus wird die Kommunikationsplattform auch für die Durchführung von Umfragen und die Erstellung des Jahrbuchs der Universität Potsdam (Career Book) genutzt.
3.2. Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie das Alumni-Portal aktiv nutzen, um sich selbst über aktuelle Geschehnisse, vakante Stellen und/oder Alumni-Events zu informieren sowie diesbezüglich interagieren möchten, etwa, indem Sie Artikel von uns kommentieren, Inhalte selbst einstellen oder Ihre Teilnahme an Events erklären, verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen, die üblicherweise im Rahmen einer interaktiven Nutzung unserer Plattform entstehen können. Hierzu gehören folgende Daten:
- Inhaltsdaten wie:
- das auf der Plattform sichtbare, von Ihnen ausgefüllte Profil einschließlich von Ihnen verfasste Artikel oder Kommentare zu Inhalten wie Artikel, Videos, Event- oder Workshop-Ankündigungen;
- von Ihnen erstellte und hochgeladene Artikel, Fotografien, Videos;
- Teilnahmemitteilungen und weitere Informationen bezüglich Events oder Workshops;
- Gruppenzugehörigkeiten;
- „Likes“ von Inhalten oder Kommentaren;
- Kontaktanfragen und –verbindungen;
- Umfrageteilnahmen;
- Nachrichten der Nutzer unter einander (diese können nicht von Administratoren, also Mitarbeitern von uns eingesehen werden!);
- Nachrichten an unsere Mitarbeiter;
- Interessensbekundungen etwa im Hinblick auf Stellen, Stipendien, Weiterbildungsangebote, Mentoren;
- Bewerbungen etwa im Hinblick auf Stellen, Mentoren, Stellen, Stipendien, Weiterbildungsangeboten;
- Anmeldung zu Newslettern.
- Allgemeine sonstige Nutzungsdaten wie:
- IP-Adresse,
- LogIn-Daten, einschl. Single-Sign-Ons,
- Aufrufe von bestimmten Inhalten/Seiten wie Artikeln, Dokumenten, Events, Foren, Bilder, Umfragen, Stellen, Videos, etc.
- Öffnung von Newslettern oder Klicks auf Newsletterinhalte.
- Wenn Sie sich am Jahrbuch der Universität Potsdam (Career Book) beteiligen, dann verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang an uns übermittelten personenbezogenen Daten wie
- Namen,
- Geburtsdaten,
- Kontaktdaten (postalisch, telefonisch, elektronisch)
- Profilbilder
- Lebensläufe, typische Lebenslaufdaten, berufliche Qualifikationen
- Wenn und soweit wir Ihnen die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder Spenden über das Alumni-Portal anbieten, so erheben wir von Ihnen in diesem Rahmen auch noch die folgenden Daten:
- Kontodaten
- SEPA-Lastschriftermächtigung
3.3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
3.3.1. Die Nutzung des Alumni-Portals als Kommunikationsplattform
Die Im Zusammenhang mit der aktiven Nutzung des Portals als Kommunikationsplattform stehende Datenverarbeitung findet auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO statt. Diese Rechtsgrundlage erlaubt Datenverarbeitungen, soweit sie für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Mit der Registrierung im Alumni-Portal kommt zwischen Ihnen und der Universität Potsdam ein unentgeltlicher Nutzungsvertrag zustande, der auf Seiten der Universität Potsdam die Verpflichtung begründet, Ihnen für den Zeitraum Ihrer Mitgliedschaft das Portal als Kommunikationsplattform zur Verfügung zu stellen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, welche in Erfüllung dieser Verpflichtung erfolgt, ist von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO erfasst. Das betrifft vor allem die im Portal von Ihnen zur Verfügung gestellten Inhaltsdaten zu Ihrem Profil einschließlich der von Ihnen verfassten Artikel, „Likes“, Interessenbekundungen und Nachrichten.
Soweit die Datenverarbeitung über diesen Hauptzweck des Nutzungsvertrags hinausgeht, sind folgende Rechtsgrundlagen einschlägig:
3.3.2. Die Nutzung von weiteren Services auf der Grundlage einer Einwilligung
Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ist erforderlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit:
- der Verwendung von Cookies für die Nutzung des Single-Sign-Ons
- dem Abonnement von Newslettern
- der Teilnahme an Umfragen im Portal
- der Beteiligung am Jahrbuch der Universität Potsdam (Career Book)
- die Übermittlung Ihrer Daten an die Universitätsgesellschaft Potsdam e.V. zur Begründung einer Mitgliedschaft
Die Einwilligungserklärungen werden bei Inanspruchnahme der jeweiligen Services erteilt.
Sie haben das Recht, von Ihnen erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
3.3.3. Die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung berechtigter Interessen
Gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist. Folgende Daten werden von uns zu den jeweils aufgeführten Zwecken auf dieser Rechtsgrundlage verarbeitet:
- Ihre IP-Adresse zur Gewährleistung der Funktionalität, Stabilität und Sicherheit des Portals
- der von Ihnen verwendete Browser und das von Ihnen genutzte Betriebssystem aufgrund technischer Notwendigkeiten zur korrekten Anzeige der Portalseiten auf den von Ihnen verwendeten Geräten
- Nutzungsdaten, wie Aufrufe von bestimmten Inhalten/Seiten zur Auswertung Ihrer Nutzung des Portals.
Bitte lesen Sie auch unsere weiterführenden Hinweise zu der Verarbeitung von IP-Adressen, der Nutzung des Single-Sign-Ons sowie der Verwendung der Logins von Facebook, Xing, LinkedIn und Google unter Ziffer 7.
Das Alumni-Portal wird von der IntraWorlds GmbH betrieben. Dementsprechend werden alle mithilfe des Portals verarbeiteten personenbezogenen Daten an die IntraWorlds GmbH übermittelt. Die IntraWorlds GmbH verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag auf der Grundlage eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags.
Folgende weitere Datenübermittlungen finden statt:
- Soweit sie über das Portal eine Mitgliedschaft in der Universitätsgesellschaft Potsdam e.V. beantragen, werden folgende Daten an die Universitätsgesellschaft Potsdam e.V. übermittelt: Name, Vorname und E-Mail-Adresse.
- Soweit Sie Facebook Login nutzen, übermitteln wir an Facebook die Information, dass Sie unsere Plattform verwenden.
- Als Alumnus oder Alumna haben Sie die Möglichkeit, die Angebote des Hochschulsports der Universität Potsdam zum günstigen Mitarbeiterpreis zu nutzen. Melden Sie sich zu einem Kurs an und ordnen sich dabei der Statusgruppe der Alumni zu, kann das Zentrum für Hochschulsport auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 14 Abs. 9 BbgHG Ihre Angabe stichprobenartig mit dem Alumni-Portal abgleichen, um Ihre Zugehörigkeit zur Statusgruppe der Alumni zu verifizieren.
Ihre im Zusammenhang mit der Nutzung des Portals als Kommunikationsplattform anfallenden personenbezogenen Daten verarbeiten wir zunächst ohne zeitliche Begrenzung; denn mit Ihnen kommt durch die Registrierung im Portal ein zeitlich nicht von vornherein befristeter, unentgeltlicher Vertrag über die Nutzung des Alumni-Portals zustande. Im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft im Portal möchten wir den Kontakt zu Ihnen langfristig halten und Ihnen die Nutzung der Kommunikationsplattform anbieten. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit Ihre Mitgliedschaft im Portal jederzeit zu beenden. Ihre im Portal gespeicherten Daten werden dann gelöscht. Zur Beendigung Ihrer Mitgliedschaft können Sie sich schriftlich oder per E-Mail wenden an:
Universität Potsdam, Dezernat 2, Alumni-Programm, Am Neuen Palais 10, 14469 Potsdam, alumni@uni-potsdam.de
Darüber hinaus finden regelmäßige Überprüfungen hinsichtlich einer fortgesetzten Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten statt. Interagieren Sie für einen Zeitraum von fünf Jahren nicht mit unserer Plattform, gehen wir davon aus, dass Sie das Portal nicht länger nutzen und Ihre Mitgliedschaft beenden möchten. Als Interaktion wird ein Login auf der Plattform, das Öffnen eines Newsletters oder das Klicken auf einen Newsletter-Inhalt gewertet. Auch in einem solchen Fall werden Ihre Daten gelöscht. Vor einem Löschvorgang informieren wir Sie noch einmal rechtzeitig darüber, dass eine Löschung Ihrer Daten ansteht.
Wir speichern Ihre IP-Adresse in den Logfiles für sieben Tage aus Gründen der Sicherheit und der Netzwerkintegrität. So können wir unter anderen Brut Force und Denial of Service Angriffe besser erkennen und schneller unterbinden.
Sie haben das Recht, von Ihnen erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender, personenbezogener Daten zu verlangen. Dieses Auskunftsrecht umfasst neben einer Kopie der personenbezogenen Daten auch Angaben zu dem Zweck der Datenverarbeitung, Datenempfängern sowie der Speicherdauer.
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, können Sie von uns die Berichtigung dieser Daten verlangen. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen aus Art. 17 bzw. 18 DSGVO vor, steht Ihnen zudem grundsätzlich das Recht auf Löschung personenbezogener Daten oder auf eine Einschränkung der Verarbeitung zu. Bitte beachten Sie, dass eine eingeschränkte Verarbeitung der Daten unter Umständen nicht möglich ist. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO).
Soweit die Datenverarbeitung ohne Ihre Einwilligung zulässig ist, können Sie unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung widersprechen.
Wir möchten Sie darum bitten, sich zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte zu wenden an:
Universität Potsdam, Dezernat 2, Alumni-Programm, Am Neuen Palais 10, 14469 Potsdam, alumni@uni-potsdam.de
Auskunft können Sie abweichend davon beim Chief Information Officer (Universität Potsdam, Karl-Liebknecht-Straße 24-25, 14476 Potsdam) beantragen. Das dafür vorgesehene Formular finden Sie unter: https://www.uni-potsdam.de/de/praesidialbereich/praesident-vizepraesidenten/cio.html.
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Potsdam wenden:
Dr. Marek Kneis
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977-124409
Telefax: +49 331 977- 701821
E-Mail: datenschutz@uni-potsdam.de
Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz eine Beschwerde einzureichen.
7. Weiterführende Informationen zur Datenverarbeitung
Ohne Internet-Protokoll-Adressen, kurz „IP-Adressen“, würde – sehr vereinfacht ausgedrückt – das Internet nicht funktionieren. Eine IP-Adresse stellt nämlich in Computernetzen eine Adresse dar, damit darüber Webserver und/oder einzelne End-Geräte angesprochen und erreicht werden können. Ohne IP-Adresse können der Webserver und die Endgeräte nicht kommunizieren – und somit nichts anzeigen. Der Webserver, auf dem das Alumni-Portal der Universität Potsdam gehostet wird, wird also mit einer Datenanfrage von Ihnen angepingt. Um Ihnen die Daten zu liefern, muss der Webserver Ihre IP-Adresse kennen. Folglich muss der Webserver in diesem Moment der Datenabfrage Ihre IP-Adresse speichern. Dazu erhält der Webserver die Information, welche Webseite bzw. Datei abgerufen, welcher Browser und welches Betriebssystem dazu genutzt wurde. Das Ganze wird wiederum Logfile genannt.
Wir speichern Ihre IP-Adresse in den Logfiles für sieben Tage aus Gründen der Sicherheit und der Netzwerkintegrität. So können wir unter anderen Brut Force und Denial of Service Angriffe besser erkennen und schneller unterbinden.
Wir bieten Ihnen zu Ihrem Komfort die Möglichkeit, sich über sogenannte Single Sign On Funktionen von bereits von Ihnen existierenden Social Media Accounts bei uns auf dem Alumni-Portal zu registrieren oder anzumelden.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mittels des Facebook Login bei uns zu registrieren oder mittels des Logins anzumelden. Wenn Sie das Facebook-Login nutzen, werden Sie zu einem Login-Dialog von Facebook weitergeleitet.
Wenn Sie sich mit dem Facebook Login bei uns anmelden, dann erteilen Sie Facebook die Berechtigung, bestimmte personenbezogene Daten an uns zu übermitteln. Hierbei handelt es sich um die Daten des public profile. Wie der Name schon sagt, werden uns damit diejenigen Daten automatisch übermittelt, die zum öffentlichen Profil gehören, wie
Name, Profilbild, Geschlecht, Nutzer-ID, Nutzer-URL, die Zeitzone, Ort sowie ihr Alter, wenn und soweit Sie dieses angegeben haben.
Diese Daten werden uns automatisch übermittelt, aber nicht von uns weiterverarbeitet, wir löschen diese umgehend. In dem Verfahren erhalten wir nicht Ihr Passwort von Facebook. Wir erhalten lediglich die Bestätigung, dass Sie sich als Nutzer gegenüber Facebook authentifiziert haben und insoweit Ihre Identität bestätigt wurde.
Wir senden im Gegenzug die Information an Facebook, dass Sie unsere Plattform nutzen.
Bitte informieren Sie sich im Übrigen weiter bei Facebook über die durch Facebook vorgenommenen Datenverarbeitungen.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mittels des XING Login bei uns zu registrieren oder mittels des Logins anzumelden. Wenn Sie das XING-Login nutzen, werden Sie zu einem Login-Dialog von XING weitergeleitet.
Wenn Sie sich mit dem XING Login bei uns anmelden, dann erteilen Sie XING die Berechtigung personenbezogene Daten an uns zu übermitteln. Hierbei handelt es sich automatisch um all diejenigen Daten, die in Ihrem öffentlichen XING-Profil enthalten sind. Diese Daten werden von uns allerdings nicht weiterverarbeitet.
Sie haben aber bei Ihrem nächsten Login auf XING, die Möglichkeit, Ihre Daten der IntraWorlds Plattform zu übermitteln. Diesen Service bieten wir an, damit Sie nicht selbst alle Daten ggf. neu eingegeben müssen. Sie behalten die Kontrolle, welche Daten genau Sie der IntraWorlds Plattform gegenüber freigeben. Wenn Sie mögen, können Sie uns weiter erlauben, dass wir die Daten regelmäßig automatisch aktualisieren, d.h. dass wir über die IntraWorlds Plattform Updates von XING hinsichtlich Ihrer Daten, erhalten dürfen.
In dem gesamten Verfahren erhalten wir nicht Ihr Passwort von XING. Wir erhalten lediglich die Bestätigung, dass Sie sich als Nutzer gegenüber XING authentifiziert haben und insoweit Ihre Identität bestätigt wurde.
Bitte informieren Sie sich im Übrigen weiter bei XING über die durch XING vorgenommenen Datenverarbeitungen.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mittels Sign In with LinkedIn bei uns zu registrieren oder mittels des Logins anzumelden. Wenn Sie Sign In with LinkedIn nutzen, werden Sie zu einem Login-Dialog von LinkedIn weitergeleitet.
Wenn Sie sich mit dem Sign In with LinkedIn bei uns anmelden, dann erteilen Sie LinkedIn die Berechtigung bestimmte personenbezogene Daten an uns zu übermitteln. Wir fragen neben der Berechtigung zum Erhalt ihres LinkedIn Basis Profils auch die Berechtigung zum Erhalt Ihrer E-Mail-Adresse ab.
Diese Daten werden von uns verarbeitet. In dem Verfahren erhalten wir nicht Ihr Passwort von LinkedIn. Wir erhalten lediglich die Bestätigung, dass Sie sich als Nutzer gegenüber LinkedIn authentifiziert haben und insoweit Ihre Identität bestätigt wurde.
Bitte informieren Sie sich im Übrigen weiter bei LinkedIn über die durch LinkedIn vorgenommenen Datenverarbeitungen.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mittels des Google Sign In bei uns zu registrieren oder mittels des Logins anzumelden. Wenn Sie das Google Sign In nutzen, werden Sie zu einem Login-Dialog von Google weitergeleitet.
Wenn Sie sich mit dem Google Sign In bei uns anmelden, dann erteilen Sie Google die Berechtigung bestimmte personenbezogene Daten an uns zu übermitteln. Hierbei können Sie wählen, ob nur Ihre E-Mail-Adresse oder alle Daten aus Ihrem Google Basis Profil übermittelt werden sollen. Diese Daten werden von uns verarbeitet. In dem Verfahren erhalten wir nicht Ihr Passwort von Google. Wir erhalten lediglich die Bestätigung, dass Sie sich als Nutzer gegenüber Google authentifiziert haben und insoweit Ihre Identität bestätigt wurde.
Bitte informieren Sie sich im Übrigen weiter bei Google über die durch Google vorgenommenen Datenverarbeitungen.
